Reattribuierung II

Natürlich habe ich zum Thema der letzten Woche weiter recherchiert:

• Amazon hat mir das Buch „Wie ich die Dinge geregelt kriege: Selbstmanagement für den Alltag“ von David Allen empfohlen. Das heißt, empfohlen wirde mir ein anderes Buch, aber dieses war auch in der Liste, die Amazon für treue Kunden aufbereitet. Die Rezension klang so vielversprechend, dass ich sofort weiter im Internet suchte. Die Methode David Allens heißt eigentlich „Get Things Done“ (GTD) und ist besonders schön auf der Webseite von imgriff.com dargestellt. Ich habe sie sofort dazu verwendet, meinen Schreibtisch aufzuräumen, und war wirklich innerhalb einer Stunde fertig. Dazu verwendete ich das Vier-Felder-System:

1. Feld: Dinge, die weggeworfen werden (die meisten) – natürlich nach Müllsorte getrennt.
2. Feld: Dinge, die man jemand anderen aufhalsen kann (delegieren) – funktioniert bei mir meistens nicht, da meine Umgebung ähnliche Probleme hat wie ich.
3. Feld: Dinge, die ich in 2 Minuten erledigen kann – erstaunlich, wie viel einfach zu Erledigendes ich ständig vor mir herschiebe (hergeschoben habe ?!). In einer Stunde kann man mindestens 30 so kleine Dinge erledigen!
4. Feld: Was übrig bleibt, sollte sehr wenig sein. Das wird in eine Aufgabenliste eingetragen; zusätzlich notiert man gleich den ersten Schritt, den man zur Erledigung tun muss. Vorsicht: Hier liegt jede Menge Möglichkeit, Zeit mit der Detailplanung zu verlieren! Also wirklich nur kurz den ersten Schritt notieren.

Mit 4. hatte ich meine Probleme, momentan liegt dieser Stapel wieder auf meinem Schreibtisch, nach einer Woche Übung traue ich mir zu, ihn schneller abzuarbeiten als letztens.

Zur Methode gehört auch eine strukturierte Ablage, die nach Möglichkeit aus Hängemappen bestehen sollte, die sehr flexibel sind. Irgendwo an zentraler Stelle sollte ein Eingangskorb sein, der täglich geleert wird. Die Ablage enthält dann 43 Mappen, die die einzelnen Tage eines Monats und die Monate eines Jahres repräsentieren. Täglich in der Früh wird die Tagesmappe geleert und hinter die nächste Monatsmappe eingeordnet. Der Inhalt wird nach der Methode bearbeitet. Eine Wiedervorlage erfolgt automatisch, indem man ein Dokument in die entsprechende Mappe einräumt. Derzeit bin ich am Aufbau dieser Ablage.

Zusätzlich muss ich natürlich die letzte Woche geschilderte Outlook-Verwendung anpassen. Einige neue Kategorien dazu habe ich schon definiert, bin aber noch weit davon entfernt, damit zufrieden zu sein. Vor allem Seiwerts 25000$-Ansicht fehlt mir momentan noch sehr. Das wird einer der nächsten Punkte sein, den ich bearbeiten werde..

• Im Outlook fand ich eine Einstellung, die meiner Arbeitsweise sehr entgegenkommt: Serien mit Wiederholungen einen bestimmten Zeitraum nach Erledigung des letzten Vorgangs (Outlook-Fachbegriff für alles. Siehe Vorgangsliste). Damit wurde ich seit Donnerstag an dieses Blog erinnert, und, wie ersichtlich, führte diese Erinnerung dazu, dass ich es schrieb.

Natürlich notiere ich die meisten Aufgaben in meinem Handy, bin aber da noch immer in der Gewöhnungsphase und vergesse mitunter auf diese schöne Möglichkeit. Aber die Übung bringt ständige Verbesserungen mit sich.

~ von gerdrau am Sa, 25. April 2009.